Sandmaster udskiftede regneark med opgavestyring og øger produktiviteten
Da tiltagende ordrer og den efterfølgende arbejdsdokumentation gjorde administrationen kompleks, besluttede Sandmaster at udskifte de uoverskuelige regneark med brugervenlig appbaseret opgavestyring. Med det resultat, at Sandmaster fik boostet produktiviteten – uden at der blev gået kompromis med den høje arbejdskvalitet.
Konceptet hos Sandmaster er lige til – hvorfor udskifte materialer som sand og faldunderlag, når man kan rense det grundigt og forsvarligt igennem til en langt billigere pris end for nyt? Sandmaster renser alt fra legepladser til boldbaner – og genskaber stødabsorberingen på faldunderlag, så de lever op til sikkerhedsreglerne.
Vokseværk skabte udfordringer i hverdagen
Med en bæredygtig og økonomisk besparende service, der sørger for at kommuner og virksomheder kan genbruge materialer på legepladserne, har Sandmaster oplevet en markant stigende efterspørgsel. Men i hælene på vokseværket fulgte der nye udfordringer:
”Vi har været ekspanderende over en længere periode, og det er jo altid positivt, men det stiller også større krav til administration og til koordination af de indkommende opgaver,” siger Claus Hansen, salgsansvarlig hos Sandmaster.
”I 2017 og 2018 oplevede vi, at vi var blevet for store til at administrere alle de indkommende ordrer i et regneark og håndtere billeddokumentation for løste opgaver i Dropbox”. Den øgede kompleksitet i ordreadministrationen medførte tidskrævende fejl.
”Vi var simpelthen nået til et punkt, hvor vi måtte erkende, at vi var nødt til at få opgaverne systematiseret på en professionel måde for at undgå at fx opgavebilleder blev koblet til den forkerte adresse.
Selv når vi kom frem til den rigtige adresse, havde vi udfordringer med at finde det nøjagtige areal, vi skulle rense.
Uden billeddokumentation kan man bruge meget tid på at finde den rigtige sandkasse, når det fx er tale om en stor skole med omfattende arealer.
Og sommetider har vi endda taget fejl.
Derfor besluttede vi os for at implementere et professionelt system. Vi blev anbefalet Soft Design af en af vores kunder, som har brugt Soft Design i ganske mange år og været meget tilfredse. Og det viste sig hurtigt, at løsningen Synchronicer var god for os.”
Tidsbesparende præcision gør tvivl til datid
”Synchronicer sikrer, at vi hurtigt får lagt ordrer ind i systemet, så vi selv kan administrere dem. Vi kan nemt oprette, ændre eller slette ordre og lægge ekstra ordrer ind. Og når vi planlægger vores kørelister, så kan vi forholdsvist hurtigt bytte om på turene, hvis der er behov for det.
Typisk tager vi billeder af den konkrete opgave, når vi er ude på stedet for at give et tilbud, som vi vedhæfter i Synchronicer. Når drengene så skal ud og løse opgaven, kan de se billeder af den konkrete opgave i appen. På den måde opstår der ikke nogen tvivl om, hvad opgaven indbefatter og hvor den helt præcist skal udføres.”
Præcise koordinater på sandkassen
Når Sandmasters mandskab møder ind om morgenen, fortæller opgavestyringens tilhørende app, hvor dagens første opgave starter. Hvis det er et sted, de ikke har været før, kan de følge en kørselsvejledning til de præcise koordinater for opgaven.
”Når jeg har lagt ordren ind i Synchronicer, kan jeg under indtastning af kundeadressen faktisk ændre markørens placering i systemet, så den peger på det helt præcise GPS koordinat for fx den sandkasse, der skal renses.
På en stor skole, der måske har et areal på over flere tusind kvadratmeter, kan de på satellitbilledet se meget præcist, hvor opgaven rent faktisk befinder sig henne og dermed undgå at rense den forkerte sandkasse.
Holdet tager et før- og efterbillede, så vi altid har dokumentation for, hvordan vi har efterladt arealet, hvis der skulle opstå tvivl om det.
Appen sender arbejdsinformation og billeddokumentation til Synchronicer opgavestyring på kontoret.
Online kan jeg så følge med i, hvornår de er kommet og gået, og jeg har billederne med det samme.
Vores folk har også mulighed for at sende mig meddelelser på opgaven, hvis der fx er forhold, der ikke lever op til reglerne. Vi opdager tit, at der kun er 20 centimeters faldunderlag, hvor der skal være 40 centimeter. I den situation har jeg mulighed for at kontakte kunden med det samme og gøre dem opmærksomme på manglen.
Og det giver en stor sikkerhed for vores kunder, at vi i samme arbejdsgang kan få rettet op på eventuelle forhold, som sikkerhedsmæssigt ikke er i orden.”
Opgavestyring medfører stigende effektivitet
”Det vigtigste vi har fået ud af samarbejdet med Soft Design er en stigende effektivitet, uden at vi går på kompromis med kvaliteten og vores måde at gøre tingene på.
Vi har arbejdet med Synchronicer i to år på nuværende tidspunkt, og vi kunne meget hurtigt se en øget produktivitet efter implementeringen. Derudover er det utroligt vigtigt for os, at vi har dokumentation på de ting, vi foretager os, og det har vi igennem Synchronicer.”
Nem og intuitiv opgavestyring som alle kan bruge
”Vi er ikke IT eksperter. Derfor skal vi have et forholdsvist simpelt system, som medarbejdere på farten kan tilgå, og som vi nemt kan arbejde med på kontoret.
Således at alle som kan bruge en smartphone – også kan finde ud af at håndtere systemet. Og det fandt vi med Soft Design, hvor dialogen var god fra starten af.
Så vi var egentlig ikke særlig meget i tvivl, før vi valgte Synchronicer til at løse den her opgave, fordi det er et system, som er nemt at tilgå og bruge. Både for dem, der skal løse opgaverne ude i marken, men også for os på kontoret, som skal følge med i, om opgaverne bliver løst i den rigtige rækkefølge.”
Supporten sørger for, at vi ikke taber tempo og indtjening
”Når vi har spørgsmål, er det vigtigt, at der er en support, som hjælper os videre med det samme.
Supporten er utrolig vigtig for os, fordi vi skal levere en vare inden for en given tid. Og vi skal også være produktive, og det betyder, at hvis vi bliver i tvivl om håndteringen af Synchronicer, eller der opstår en fejl af en eller anden art, så skal det kunne løses hurtigt.
De gange hvor der er opstået fejl, er fejlene blevet løst meget hurtigt og typisk inden for få timer. Det er utroligt tilfredsstillende for os, fordi det betyder, at vi ikke taber tempo i forhold til vores kunder og vores indtjening.”
Om Sandmaster
Sandmaster vedligeholder og renser udendørsarealer som sandkasser, faldunderlag, strandarealer og boldbaner for kommuner, boligselskaber og private virksomheder.
Rensningsmetoden er en godkendt maskinel dybderensningsmetode, som er opfundet i Tyskland og praktiseret i de sidste 40 år. I dag vedligeholder Sandmasters maskiner udendørsarealer både i Danmark, størstedelen af Europa og i Shanghai.
Læs mere om Sandmaster på sandrensning.dk